Čuvanje dokumentacije udruga
Rok za čuvanje poslovne dokumentacije počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige .
S 31.12.2020. istekao je rok za čuvanje poslovne dokumentacije koja se mora čuvati 11 godina ukoliko se ona odnosi na 2009. godinu i prijašnje godine i poslovne dokumentaciju koja se mora čuvati 7 godina ukoliko se ona odnosi na 2013. godinu i prijašnje godine.
| VRSTA DOKUMENTACIJE | ROK ČUVANJA |
| Isplatne liste za plaće i ugovore o djelu | Trajno |
| Analitičke evidencije plaća i ugovora o djelu za koje se plaćaju obvezni doprinosi | Trajno |
| Bilanca | Trajno |
| Račun prihoda i rashoda | Trajno |
| Bilješke uz financijske izvještaje | Trajno |
| Izlazni, ulazni računi, izvodi | 11 godina |
| Blagajnički izvještaj, uplatnice, isplatnice | 11 godina |
| Glavna knjiga, dnevnik knjiženja, knjiga blagajne | 11 godina |
| Kalkulacije za izradu naknada po drugom dohotku | 7 godina |
| Upitnik samoprocjena | 7 godina |
| Godišnji financijski plan i Plan rada | 7 godina |
| Ankete – Covid 19 | Do završetka pandemije |
Uništenje dokumentacije udruge
Iako se radi o vlastitoj dokumentaciji udruge, uništavanje dokumentacije nije u potpunosti slobodno, odnosno propisano je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama i njegovim podzakonskom aktima.
Po isteku roka čuvanja dokumentacije potrebno je Državnom arhivu prema mjestu sjedišta udruge podnijeti na odobrenje prijedlog za uništenje određene dokumentacije. Prijedlog treba sadržavati podatke o vrsti dokumentacije koja ide na uništavanje, količini, vremenu nastanka te o osnovi za uništenje, znači treba navesti propisane rokove čuvanja.
Po primitku odobrenja, dokumentacija se može uništiti u prostoru udruge kroz rezač ili se može angažirati firmu koje se bave tom djelatnošću. Ukoliko se dokumentacija preda drugoj firmi na uništenje svakako treba zatražiti od iste Potvrdu o uništenju. Pokretanje postupka uništenja dokumentacije udruge po isteku roka čuvanja bilo bi poželjno zapisnički konstatirati odlukom tijela Udruge.
Rozita Kuzma